Suna Kıraç Kütüphaneleri Sayısallaştırma Politikaları

Amaç

Koç Üniversitesi, eğitim, öğretim ve araştırma ihtiyaçlarını destekleyeci sayısallaştırma çalışmaları yaparak gerekli hizmetleri en yüksek kalitede vermeyi hedefler. Sayısallaştırmada amaç kullanıcıların nerede olduklarına bakılmaksızın onları kaynaklarla buluşturmaktır. Bu bağlamda üniversitenin entelektüel çıktılarının, kültürel miras kapsamına giren materyaller ile sayısallaştırılması gerekli olan arşivsel kaynakların bu işlemlem sırasında takip edilecek yol ve yöntemlerin, teknik alt yapı ve uygulanacak standartların belirlenmesi bu politika ile amaçlanmaktadır.

Bu kapsamda;

  • Bunu yaparken uluslararası standartlara göre kayıtların sayısallaştırılması, hizmete sunulması ve korunmasını hedefler.
  • Koleksiyonların erişilebilirliğini, görünürlüklerini, kullanımı ve etkisini artırmayı amaçlar.
  • Nelerin, nasıl, hangi standarlarda sayısallaştırılacağına ve diğer işlemlerine koleksiyon bazlı proje gruplarında yer alacak konu ve sayısallaştırma uzmanlarınca karar verilir.
  • Sayısallaştırma çalışmaları ile yıpranmış, nadir durumda bulunan, korunma gereksinimi olan tüm materyallerin korunmasını sağlayarak ve bunlara erişim sorununu ortadan kaldırmak amaçlanmaktadır.

Kapsam

Bu politika, Koç Üniversitesi öğretim üyeleri ve öğrencilerinin entelektüel ve kültürel faaliyetler sonucunda ortaya çıkan bilimsel makaleler, yüksek lisans ve doktora tezleri ile sanatsal üretimlerinin yanısıra, Koç Üniversitesi Suna Kıraç Kütüphanesi ile kütüphaneye bağlı birimlerin arşivlerini ve bu arşivler içinde bulunan fotoğraflar, slaytlar, haritalar, belgeler, kitaplar, nadir eserler, Koç Üniversitesi, Koç Üniversitesi mensupları ve bağlı birimlerle ilgili ve/veya hakkında üretilmiş ve dijital olarak doğmuş Web sayfalarının kalıcı (permanent link) bağlantı adreslerini, dijital olarak oluşturulmuş (born-digital) dosyalar ile bütün görsel ve işitsel materyalleri kapsar.

Kütüphane Arşivleri, Suna Kıraç Kütüphanesi, ANAMED, VEKAM ve AKMED Kütüphaneleri’nde oluşturulan arşivleri kapsamaktadır. Bu arşivlerdeki satın alma ya da bağış yoluyla edinilen her türlü materyalin seçme, ayıklama, temizleme ve sayısallaştırma işlemlerine tabi tutulup tutulmayacağı, kütüphane direktörünün onayı ile sayısallaştıma komitesi tarafından yapılır.

Bu bağlamda komite, kütüphanenin dijital koleksiyon geliştirme faaliyetlerini yürütürken, söz konusu belgelerin sayısallaştırılmasında uluslar arası standartları uygulamak, süreçleri takip etmek ile hem dijital hem de fiziksel materyallerin korunması ve üzun süre saklanmasından sorumludur.

Görev ve Sorumluluklar

Sayısallaştırma çalışmaları Suna Kıraç Kütüphanesi Sayısallaştırma Grup üyelerince Kütüphane Direktörünün bilgisi ve yönetimiyle gerçekleştirilir. Grubun görevleri şunlardır;

  • Sayısallaştırması gereken koleksiyonların gözden geçirilmesi ve seçim işlemleri
  • Envanter çalışmalarının yapılması
  • Fiziksel temizleme ve koruma
  • Tarama işlemlerinin gerçekleştirilmesi
  • Sayısal temizleme, düzenleme, koruma ve yedekleme süreçlerinin takibi
  • Teknik alt yapının oluşturulması
  • Metadata (üstveri) oluşturulması
  • Bibliyografik kayıtların kütüphane otomasyon sistemi üzerinde oluşturulması
  • Web sitelerinin oluşturulması
  • Kullanım sorunlarının giderilmesi
  • Sayısallaştırma ile ilgili politika, standart, uygulama ve prosedürlerin geliştirilmesi
  • Diğer işbirliklerini araştırmak, işbirliğine girmek
  • Eğitimsel dokümanları hazırlamak ve eğitimleri vermek

Temel İlkeler

Temel ilkelerimiz aşağıdaki gibidir;

  • Kütüphane Arşivleri analog veya dijital materyallerin fazla nüshalarını/kopyalarını hem dijital hem de analog formatta olması durumunda elimine etme hakkını saklı tutar. Bunun için Kütüphane Direktörlüğü’nün onayı gerekmektedir.
  • Kütüphane Arşivleri’nde analog materyal için oluşturulmuş demirbaş numarası kütüphane tarafından belirlenmiş belli standartlara göre uygulanmalıdır.
  • Demirbaş numarasının format olarak hem analog hem de dijitalleştirilmiş dosyalara uygulanabilir olması gerekmektedir. Çünkü analog kaydın dijital formata aktarılması sırasında bu demirbaş numarası her iki kayıt türünü sonradan bulmak ve kullanmak amacı gütmektedir.
  • Kütüphane Arşivleri’ne alınan analog veya dijital formattaki bütün orijinal materyaller oldukları haliyle korunacak, zamanla verinin sürdürülebilirliğinin sağlanması açısından gerekli format ve teknolojilere transferi yapılacaktır.
  • Dijital koleksiyonlar projeleri Kütüphane Direktörü’nün iznine tabiidir.
  • Hiçbir belge türü üzerinde değişiklik yapılabilecek formatta digital platforma yüklenmemelidir.
  • Bir koleksiyonun bütünüyle başka bir kurum tarafından dijitalleştirilmiş ve erişime açılmış olmaması,
  • Dijitalleştirilecek materyallerin;
    • Bir koleksiyonun bütünüyle başka bir kurum tarafından dijitalleştirilmiş ve erişime açılmış olmaması,
    • Manevi/kişilik haklarını ihlal etmemesi
    • Telif hakları açısından dijitalleştirme engeli bulunmaması,
    • Boyutları ve formatının dijitalleştirmeye uygun olması gerekmektedir.

Seçim Kriterleri

Koç Üniversitesi Suna Kıraç Kütüphanesi ve bağlı olduğu birimler, dijitalleştirilecek materyallerin ve koleksiyonların seçim ve öncelikleri aşağıda sıralanmıştır.

  • Nadir ve özgün materyaller
  • Kırılganlığı sebebiyle fiziksel olarak yok olma riski taşıyan materyaller
  • Üniversitenin entelektüel, bilimsel yayınları
  • Üniversite arşivlerine ait materyaller
  • Kullanım oranı yüksek olan ve/veya potansiyel olarak kullanımı yüksek olabilecek materyaller
  • Kurumsal açından önem arz eden arşivsel materyaller
  • Kültürel, tarihsel açıdan yüksek öneme sahip materyaller
  • Kanıt değeri taşıyan belgeler
  • Eğitsel açıdan araştırma değeri yüksek olan materyaller
  • Görsel ve sanatsal etkisi güçlü olan materyaller
  • Koç Üniversitesi’nin kurumsal misyonu veya akademik ve araştırma programlarını destekleme niteliğine sahip olan materyaller

Yukarıda geçen maddelerden bir ya da birkaçını karşılayan materyallerin sayıllaştırma kapsamına alınması kütüphane direktörünün onayı ile gerçekleştirilir. Sayısallaştırılmasına karar verilen materyaller için aşağıda sıralanan satandartlar, teknik standartlar ve koruma standartları uygulanarak işlemleri gerçekleştirilir.

Standartlar

Suna Kıraç Kütüphaneleri sayısallaştırma grubu aşağıdaki standartları uygulamaktadır:

  • Bütün projelerde uluslar arası sayısallaştırma standartları kullanılır.
  • Oluşturulacak koleksiyonların harmanlama protokolü, yani Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) uyumlu olmalıdır.
  • Üst veri (metadata) için Dublin Core standardı kullanılır.
  • Koleksiyonlarda gerekli görülmesi halinde kontrollü kelimler listesi veya thesaurus kullanılır

Koruma Standartları

Koç Üniversitesi Kütüphanesinde bulunan el yazmalarının ve diğer arşivsel materyallerin, geleceğe ulaşabilmesini sağlamak amacıyla uygulanan çeşitli koruma stratejileri vardır. Bunlar materyalin restorasyon ve konservasyonu, dijitalleştirilmesi ve dijital ortamda korunmasıdır.
İster digital belge olsun, ister taranmış belge olsun her iki durumdada belgelerin hem ham kopyaları, hemde üretilmiş kopyaları uzun süreli saklama için depolama (storage) alanında saklanır. Belgeler sadece masaüstünde ya da kişisel bilgisayarların sürücülerinde saklanmaz.
Taranmış her ham kopyadan kullanıcı kopyası oluşturulmalıdır. Her iki kopya aynı isim veya numara ile depolama alanında saklanır. 3. bir kopya olarak bu taramalar DVD’lere yazdırılarak sözkonusu DVD’ler arşivde saklanır.


Koruma

Analog materyallerin ve onların dijitalleştirilmiş versiyonları ile dijital olarak doğmuş dosyaların korunması ve muhafaza edilmesi kurumsal bir sorumluluktur. Koç Üniversitesi Suna Kıraç Kütüphanesi hem arşiv materyallerini fiziksel olarak koruma ve muhafaza etme, hem de dijital imaj dosyalarının master ve diğer formatları ile, bunları tanımlayıcı üstveri için yeterli depolama alanı sağlar.

Analog ve dijital dosyaların korunması ve bozulmasını önlemek için Koç Üniversitesi gereken teknik alt yapıyı sağlar. Koç Üniversitesi ve/veya bağlı olan birimler dışında herhangi bir firma veya kuruluşta saklama ise Koç Üniversitesi’nin öngördüğü koşullar çerçevesinde mümkündür.

Koç Üniversitesi ve/veya bağlı birimlerinde muhafaza edilen arşiv materyalleri uygun ısı, ışık ve nem ortamı sağlanarak muhafaza edilir ve her bir materyal türüne uygun özel dolap, kutu, dosya ve konservasyon malzemeleri içerisinde saklanır. Koç üniversitesi Kütüphanesi, bozulma açısından risk altında olan arşiv materyallerini koruma altına almak amacıyla, uzman konservatör gözetiminde konservasyon ve restorasyon işlemine tabi tutar.

Telif Hakları

Materyallerin telif hakkı ve fikri mülkiyet hakları ilgili kanunlara göre düzenlenir. Erişime sınırlama teşkil eden herhangi bir durum söz konusu olduğunda kurum olarak gerekli şartlar ve koşullar yerine getirilir. İdeal olan materyalin dijitalleştirilme ve web ortamında erişime açılması açısından hukuki bir engeli olmamalıdır.


Telif hakkı Koç Üniversitesi’nde olanlar

Koç Üniversitesi’nin materyal üzerinde fikri ve mülkiyet hakları saklıdır. Telif hakkı Koç Üniversitesi’nde olan materyal dijitalleştirildiği takdirde kampüs içinde ve dışında umumi erişime açıktır. Sadece eğitim ve araştırma için herhangi bir ticari amaç taşımamak şartıyla Koç Üniversitesi’nin izni ile atıf yapılarak kullanılabilir.

Materyale atıf şu şekilde yapılabilir:

[Materyalin Başlığı]. (Yıl). Koleksiyonun Adı, Demirbaş/Envanter numarası, Suna Kıraç Kütüphanesi, Koç Üniversitesi.


Telif hakkı belirsiz olanlar

Telif hakkı belirsiz olan materyal dijitalleştirilme önceliğine sahip değildir. Dijitalleştirilme gerçekleştiği durumlarda ise, materyal sadece Koç Üniversitesi kampüsü içinde Suna Kıraç Kütüphanesi Direktörlüğü’nün öngördüğü dijital yönetim sistemi içerisinde görüntülenebilir; umumi görüntülemeye veya herhangi bir şekilde erişime açık değildir.


Telif hakkı eser sahibinde olanlar

Koç Üniversitesi öncelikli olarak telif hakları bakımından herhangi bir sorun teşkil etmeyecek koleksiyonları edinmeyi amaçlar. Yazarı/yaratıcısı/sahibi tarafından erişime açılması istenmeyen materyaller ise dijitalleştirilmiş kopyalarının olduğu hallerde Koç Üniversitesi kampusü içinden erişime veya araştırma amaçlı kullanıma gerekli izinler alındıktan sonra açılabilecektir.

Yayınlama ve Yararlandırma

Koç Üniversitesi dijitalleştirilmiş koleksiyonları araştırma ve eğitim amaçlı olarak internette erişime ve kullanıma açma hakkına sahiptir. Materyaller sadece araştırma ve eğitim amaçlı olarak kullanılabilir; bu durumda koleksiyona ve Koç Üniversitesi’ne atıfta bulunması gerekmektedir. Söz konusu analog veya dijital materyallerin Koç Üniversitesi Arşivlerinin izni olmadan üçüncü şahıs veya kurumların herhangi bir şekilde reprodüksiyonunu, üretimini veya dağıtımını yaparak kazanç sağlaması 5846 No.lu “Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu”nda geçen esaslara aykırıdır. Koç Üniversitesi, materyalleri izinsiz olarak kullanan üçüncü şahıs veya kurumların bu kullanımdan ticari kazanç elde etmesi halinde kanun hükümlerinin gereğini yaparak telif hakları ihlalinde hukuki haklarını korur.

Ticari amaç oluşturan durumlar aşağıdaki gibi olmakla birlikte maddi kazanç oluşturan her durum bu kapsamdadır:

a. Satışa sunulan ve satışından kar elde edilen yayınlar
b. Ticari kazanç ile yapılan TV programı, film, belgesel, e-ticaret uygulamaları
c. Ticari reklamlar
d. Arşiv materyalinden dönüştürülerek elde edilen ve satışa sunulan eserler

Koç Üniversitesi Kütüphaneleri dijital koleksiyonlarında yer alan materyallerin yukarıda sıralanan ticari amaçlarla kullanımı, Koç Üniversitesi Kütüphaneleri’nin yetkisi ve izni dahilindedir.

Kullanım Koşulları

  1. Koç Üniversitesi Arşivleri, bir koleksiyonun/ fonun ve/veya serinin ya da arşivdeki aynı temadaki tüm materyalin tamamının dijital kopyası kullanıcılara verilmez.
  2. Materyali kullanacak kişi veya kurum Koç Üniversitesi’ne atıfta bulunmalıdır.
  3. Dijital kopyayı kullanacak kişi kullanım başvuru formu, materyal istek formu ve tutanak doldurmalıdır.
  4. Materyal istek formunda dijital kopyanın formatı (JPEG, TIFF, MP3, WAV, GIF, PNG, BMP, AVI, MPEG, MIDI, vb.) belirtilmelidir.
  5. Dijital kopya bir CDye basılıp, materyalin aranması ve hazırlanması sırasındaki hizmet ücreti karşılığında verilmelidir.
  6. Dijital kopyanın kullanıldığı araştırma, eğitim, vb. amaçlı üretilen örneğin (kitap, tez, makale, vs.) fiziksel bir kopyası Koç Üniversitesi Suna Kıraç Kütüphanesi Direktörlüğü’ne iletilmelidir. Dijital kopyaların olmadığı takdirde eğer kopyalar bir etkinlik için kullanıldıysa etkinlikle ilgili haber, bilgi, broşür, vb. materyaller Koç Üniversitesi Suna Kıraç Kütüphanesi Direktörlüğü’ne iletilmelidir.

Koleksiyondan Çıkartma

Koleksiyon yada koleksiyon içindeki bazı sayfaların çıkarılması koruma, yasal uygulamalar yada bireysel haklara aykırılık tespit edildiğinde Kütüphane üst yönetiminin onayı ve bilgisi dahilinde gerçekleştirilir.